Un correo de seguimiento

Så fungerar det

Queremos que el lector entienda rápido qué se acordó y qué tiene que hacer. Un buen correo de seguimiento agradece la reunión, resume los puntos acordados, presenta la propuesta con sus condiciones y termina con los próximos pasos y una fecha.

El registro es formal y cortés: usted, condicionales (podríamos, le agradecería) y fórmulas como Tal y como acordamos, Adjunto le envío, Quedo a la espera de sus noticias. Un asunto claro y párrafos cortos ayudan al lector ocupado.

Tal y como acordamos en la reunión del martes, le adjunto la propuesta con las nuevas condiciones.

Después de la reunión: el correo que cierra el trato

La reunión ha ido bien. El cliente ha sonreído, ha hecho preguntas y se ha despedido con un apretón de manos. Muchos profesionales jóvenes creen que el trabajo ha terminado, pero en realidad acaba de empezar. Lo que se escribe en las veinticuatro horas siguientes puede decidir si el proyecto sigue adelante. El correo de seguimiento tiene tres funciones. Primero, demuestra profesionalidad: quien escribe rápido y con claridad transmite que se puede confiar en su empresa. Segundo, deja constancia de lo acordado, algo importante cuando varias personas participan en la decisión. Tercero, marca los próximos pasos, para que nadie tenga que adivinar qué pasa después. El asunto debe ser concreto, por ejemplo: Propuesta tras la reunión del 14 de marzo. En el primer párrafo, se agradece la reunión de forma breve y sincera. Después se resumen los puntos principales: qué necesita el cliente, qué soluciones se comentaron y qué dudas quedaron abiertas. Si se prometió enviar algo, como un presupuesto o una presentación, este es el momento de adjuntarlo. La propuesta debe presentarse con precisión: precio, plazos y condiciones. Los condicionales suavizan el tono sin quitar claridad: Podríamos ofrecerles un descuento del cinco por ciento si firman antes de fin de mes. Conviene responder también a las objeciones que surgieron en la reunión. Si el cliente dijo que el precio le parecía alto, se puede recordar qué incluye: Tenga en cuenta que el precio incluye dos años de mantenimiento. Por último, se proponen los próximos pasos con una fecha concreta: Le llamaré el lunes para resolver cualquier duda. Una despedida cortés, como Quedo a la espera de sus noticias, cierra el mensaje. Un buen correo de seguimiento es breve, claro y fácil de reenviar.

Källor

1. Kursplan i moderna språk, Lgr22, Skolverket